Вам нужно привести в порядок документооборот в своей организации? Важные документы теряются. Организация делопроизводства на нуле. Чтобы найти документ, приходится проводить "расследование" или устраивать "допрос" свидетелей. Ситуация знакома многим организациям, когда они вырастают. Количество персонала увеличилось и уследить за всеми документами очень сложно.
Первая мысль, которая приходит на ум - напрячь секретаря, помощника руководителя, делопроизводителя (должность может называться по разному, но суть не меняется). Раз он с документами работает - ему первому и ответ держать. Организация делопроизводства его стихия. Пусть "накидает" схемку или чертеж, как с документооборотом справиться.
"Мысль ценная, но нереальная!" - как говорил персонаж Джигарханяна в фильме Раз на раз не приходится.
Делать все надо по уму и сразу. Организационные документы это только часть всей документации организации. В стандарте ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) это называется "документированная информация". Организация делопроизводства должна быть встроена в систему качества. И здесь без специалиста по качеству не обойтись.
Да, начать можно с официального документооборота - переписки, приказов, распоряжений, договоров. Это сильно облегчит жизнь руководства (да и самого секретаря, помощника руководителя и т.д. тоже). В дальнейшем, к организации делопроизводства необходимо добавить другие виды документации (документированной информации). Все они должны органично "срастись" в единую систему.
Вариантов, как начать, много - можно почитать теоретические статьи на сайтах, оформить подписку на журнал по делопроизводству, накачать из интернета варианты каких-то процедур. Если Вы на этом остановитесь, и систему качества строить не будете - то это Ваш вариант. А вот если организация делопроизводства для вас - это часть системы качества, то такой вариант может оказаться как "бантик на лысой голове". Лучше посмотреть работающий образец процедуры "Организация делопроизводства".
Давайте посмотрим, за счет чего этот образец интегрируется в систему качества:
- назначение - представлена цель создания процедуры;
- область применения - четко определяет где применяется процедура;
- нормативные ссылки - этот раздел понятен без пояснений;
- описание процесса - организация делопроизводства, это часть процесса документооборота. У этого процесса есть свои характеристики, за которыми необходимо следить. В этом разделе представлены такие характеристики;
- управление входящей/исходящей корреспонденцией - в этом разделе представлены наглядные схемы действий сотрудников при поступлении входящей корреспонденции и, соответственно, ее отправки. Схемы задают порядок действий, ответственность и необходимый состав документов. Таблицы приводят пояснения, как выполнять действия. Раздел учитывает требования ГОСТ Р 7.0.8. - 2013;
- управление организационно-распорядительной документированной информацией - раздел четко определяет виды организационно-распорядительных документов, содержит наглядные схемы действий по управлению этими документами и таблицы. В таблицах указано, как выполнять эти действия. Раздел разработан с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97 - 2016;
- управление юридической документированной информацией. Как правило, в организации много различных видов договоров и доверенностей. В этом разделе перечисляются виды договоров и доверенностей, приводятся понятные схемы управления договорами и доверенностями (с указанием ответственных и состава необходимых документов). В таблицах даются пояснения, как выполнять действия по управлению юридической документацией;
- оперативное хранение документации. Пока документы необходимы для работы, они находятся на оперативном хранении. Этот вопрос организации делопроизводства очень важен, т.к. снижает вероятность потери документов. Раздел поясняет, в виде наглядной схемы и таблиц, что делать при оперативном хранении и как это делать;
- архивирование документированной информации. Многие из документов делопроизводства требуют длительного хранения. Работа с ними закончена, но хранить их надо! Данный раздел показывает и поясняет как это делать.
Образец процедуры "Организация делопроизводства" может быть Вам полезным, если Вы хотите сократить время на создание собственной процедуры, или свериться с тем, как работает документооборот на других предприятиях. Они благополучно ее применяют, сертифицировали свою систему качества, и сократили потери на работе с документами.
При желании, Вы можете использовать образец процедуры для своей организации как есть. В тексте процедуры нет указаний на какие-либо названия организаций. Только учтите - образец процедуры "Организация делопроизводства" не предполагает редактирования. Документ можно просматривать и распечатывать. Все-таки авторское право никто не отменял. Если очень хочется внести изменения, то можно воспользоваться Copy, Paste (сочетанием клавиш Ctrl+C, Ctrl+V).
Если Вам интересно, что еще включает в себя документооборот организации в рамках системы качества, то можете посмотреть рекомендуемые товары.
Документ включает в себя 34 страницы размера А4 (210х297).
Формат файла - pdf.
Процедура "Организация делопроизводства"
- Производитель: kpms
- Код товара: D013
- Вид документа: pdf
- Доступность: В наличии
-
600.00 руб.
Рекомендуемые товары
Процедура "Управление документацией СМК"
Наконец, настало то время, когда Вам придется, а может посчастливилось (это кому как) заняться внедр..
140.00 руб.
Процедура "Управление записями по качеству"
Ура! Записей по качеству больше нет!. Так думали те, кто слышал про старые варианты стандарта ИСО 90..
130.00 руб.
Акт о выделении к уничтожению документов. Образец
"Акт о выделении к уничтожению документов. Образец" является заполняемым шаблоном. Полное..
30.00 руб.
Журнал регистрации архивных документов. Пример
После истечения срока оперативного применения вся документация организации должна передаваться на ар..
30.00 руб.
Журнал учета исходящей корреспонденции. Пример
Любая организация осуществляет взаимодействие со своими контрагентами (заказчиками, покупателями, по..
30.00 руб.
Журнал учета входящей корреспонденции. Пример
Входящая корреспонденция обязательно должна регистрироваться. Этого требует система делопроизводства..
30.00 руб.
Журнал регистрации приказов / распоряжений
Приказы/распоряжения являются неотъемлемой частью системы управления организацией. Регистрация прика..
30.00 руб.
Журнал регистрации договоров / доверенностей. Пример
Учет юридической документации является обязательным условием хорошей работы системы делопроизводства..
30.00 руб.
Ведомость документации
Данный документ - "Ведомость документации. Пример" содержит правила ведения и пример заполнения ведо..
45.00 руб.
Управление внешней нормативно-технической документированной информацией.
Нормативно техническая информация - это обязательная составляющая документооборота любой организации..
340.00 руб.