Вам нужно привести в порядок документооборот в своей организации? Важные документы теряются. Организация делопроизводства на нуле. Чтобы найти документ, приходится проводить "расследование" или устраивать "допрос" свидетелей. Ситуация знакома многим организациям, когда они вырастают. Количество персонала увеличилось и уследить за всеми документами очень сложно.

Первая мысль, которая приходит на ум - напрячь секретаря, помощника руководителя, делопроизводителя (должность может называться по разному, но суть не меняется). Раз он с документами работает - ему первому и ответ держать. Организация делопроизводства его стихия. Пусть "накидает" схемку или чертеж, как с документооборотом справиться.

"Мысль ценная, но нереальная!" - как говорил персонаж Джигарханяна в фильме Раз на раз не приходится.

Делать все надо по уму и сразу. Организационные документы это только часть всей документации организации. В стандарте ИСО 9001:2015 (ISO 9001:2015) это называется "документированная информация". Организация делопроизводства должна быть встроена в систему качества. И здесь без специалиста по качеству не обойтись.

Да, начать можно с официального документооборота - переписки, приказов, распоряжений, договоров. Это сильно облегчит жизнь руководства (да и самого секретаря, помощника руководителя и т.д. тоже). В дальнейшем, к организации делопроизводства необходимо добавить другие виды документации (документированной информации). Все они должны органично "срастись" в единую систему.

Вариантов, как начать, много - можно почитать теоретические статьи на сайтах, оформить подписку на журнал по делопроизводству, накачать из интернета варианты каких-то процедур. Если Вы на этом остановитесь, и систему качества строить не будете - то это Ваш вариант. А вот если организация делопроизводства для вас - это часть системы качества, то такой вариант может оказаться как "бантик на лысой голове". Лучше посмотреть работающий образец процедуры "Организация делопроизводства".

Давайте посмотрим, за счет чего этот образец интегрируется в систему качества:

• назначение - представлена цель создания процедуры;
• область применения - четко определяет где применяется процедура;
• нормативные ссылки - этот раздел понятен без пояснений;
• описание процесса - организация делопроизводства, это часть процесса документооборота. У этого процесса есть свои характеристики, за которыми необходимо следить. В этом разделе представлены такие характеристики;
• управление входящей/исходящей корреспонденцией - в этом разделе представлены наглядные схемы действий сотрудников при поступлении входящей корреспонденции и, соответственно, ее отправки. Схемы задают порядок действий, ответственность и необходимый состав документов. Таблицы приводят пояснения, как выполнять действия. Раздел учитывает требования ГОСТ Р 7.0.8. - 2013;
• управление организационно-распорядительной документированной информацией - раздел четко определяет виды организационно-распорядительных документов, содержит наглядные схемы действий по управлению этими документами и таблицы. В таблицах указано, как выполнять эти действия. Раздел разработан с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97 - 2016;
• управление юридической документированной информацией. Как правило, в организации много различных видов договоров и доверенностей. В этом разделе перечисляются виды договоров и доверенностей, приводятся понятные схемы управления договорами и доверенностями (с указанием ответственных и состава необходимых документов). В таблицах даются пояснения, как выполнять действия по управлению юридической документацией;
• оперативное хранение документации. Пока документы необходимы для работы, они находятся на оперативном хранении. Этот вопрос организации делопроизводства очень важен, т.к. снижает вероятность потери документов. Раздел поясняет, в виде наглядной схемы и таблиц, что делать при оперативном хранении и как это делать;
• архивирование документированной информации. Многие из документов делопроизводства требуют длительного хранения. Работа с ними закончена, но хранить их надо! Данный раздел показывает и поясняет как это делать.

Образец процедуры "Организация делопроизводства" может быть Вам полезным, если Вы хотите сократить время на создание собственной процедуры, или свериться с  тем, как работает документооборот на других предприятиях. Они благополучно ее применяют, сертифицировали свою систему качества, и сократили потери на работе с документами.

При желании, Вы можете использовать образец процедуры для своей организации как есть. В тексте процедуры нет указаний на какие-либо названия организаций. Только учтите - образец процедуры "Организация делопроизводства" не предполагает редактирования. Документ можно просматривать и распечатывать. Все-таки авторское право никто не отменял. Если очень хочется внести изменения, то можно воспользоваться Copy, Paste (сочетанием клавиш Ctrl+C, Ctrl+V).

Если Вам интересно, что еще включает в себя документооборот организации в рамках системы качества, то можете посмотреть рекомендуемые товары.

Документ включает в себя 34 страницы размера А4 (210х297).

Формат файла - pdf.